Journal of Information Technology Ampera Vol. 2, No. 2, August 2021 e-ISSN: 2774-2121 https://journal-computing.org/index.php/journal-ita/index Perancangan Sistem Monitoring Inventaris Barang Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Sumatera Selatan Kurniati *1,Faqih Abdul Haris2 12Teknik Informatika, Universitas Bina Darma, Palembang, Indonesia Email: 1kurniati@binadarma.ac.id, 2faqihabdulharis@gmail.com Abstrak Pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Sumatera Selatan terdapat berbagai macam barang inventaris yang diberikan oleh pemerintah pusat sebagai sarana dan prasarana. Dimana setiap bulannya selalu dilakukan proses monitoring terharap barang inventaris tersebut. Proses monitoring barang inventaris tersebut masih menggunakan sistem manual yaitu dalam proses pendataan petugas melakukan pengisian form secara manual kemudian dilakukan perekapan dalam sebuah buku catatan barang inventaris dan menggunakan stiker untuk keterangan pada barang. Hal tersebut berakibat sering terjadinya tumpang tindih data maupun kehilangan data sehingga data yang dihasilkan tidak valid dikarenakan pencatatan barang yang dipinjamkan maupun barang inventaris yang rusak disetiap ruangan tidak dikelola dengan maksimal. Dengan demikian dalam pengelolaan barang inventaris sangat membutuhkan dukungan dari sebuah sistem monitoring inventaris barang. Dlam proses perancangan sistem ini penulis menggunakan metode waterfall. Model waterfall merupakan salah satu model pengembangan perangkat lunak yang ada di dalam model SDLC ( Sequencial Development Life Cycle) yang memiliki 4 tahapan yaitu analisis, desain, pengodean, pengujian, dan pemeliharaan. Sehingga, hasil yang diperoleh saat monitoring barang inventaris akan mendapatkan hasil yang valid dan pekerjanan petugas monitoring akan lebih efektif dan efisien. Sistem yang dibuat juga telah dilakukan pengujian dengan metode black box dan pengujian user dari 30 responden menyatakan sistem berjalan baik berdasarkan hasil responden dengan rata-rata 87%. Dengan Sistem informasi inventori barang dapat membantu proses pengelolaan transaksi barang, persediaan barang, dan laporan periode setiap bulan ataupun tahun secara cepat dan tepat. Kata Kunci: Monitoring, inventaris barang, metode waterfall, SDLC 1. PENDAHULUAN Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Sumatera Selatan merupakan kantor pemerintah yang menaungi dan mengatur permasalahan mengenai aspek kebudayaan dan potensi destinasi pariwisata yang berada di kabupaten atau kota di Sumatera Selatan. Hal ini mendorong adanya pendataan setiap nilai-nilai 105 This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License. Journal of Information Technology Ampera Vol. 2, No. 2, August 2021 e-ISSN: 2774-2121 https://journal-computing.org/index.php/journal-ita/index kebudayaan yang terdapat di masing-masing daerah guna menghindari terjadinya pengakuan sepihak terhadap keberagaman budaya yang terdapat di daerah Sumatera Selatan.Terdapat berbagai macam barang inventaris yang diberikan oleh pemerintah pusat kepada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Sumatera Selatan sebagai sarana dan prasarana. Monitoring inventaris barang di lingkungan Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Sumatera Selatan merupakan suatu kegiatan yang rutin dilakukan oleh petugas monitoring inventaris barang dilakukan setiap bulan kepada pihak pusat untuk mengetahui kondisi barang yang ada. Monitoring adalah suatu upaya yang dilakukan untuk mengawasi jalannya suatu pekerjaan yang akan maupun yang sedang berlangsung [1] Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Sumatera Selatan belum memiliki sistem yang terintegritas dan tersetruktur dengan baik dalam peroses monitoring barang yang ada di setiap ruangan, artinya semua peroses monitoring dilakukan secara manual yaitu petugas membagikan surat edaran yang berisikan form data barang inventaris yang berada di masing- masing ruangan, kemudian petugas yang ada di ruangan mengisi form tersebut secara manual dan setelah selesai di isi kemudian di berikan kembali kepada admin yang mengatur inventaris barang. Adanya sistem yang dilakukan secara manual ini memiliki dampak yang kurang baik terhadap kualitas dan efektifitas informasi yang ada, Dalam peroses monitoring mulai dari peroses yang lama, arsip yang tersimpan kurang baik. Sistem informasi inventaris berbasis web mobile membuat proses pengelolaan data inventaris secara keseluruhan dapat dilakukan dengan dengan baik dan teratur [2]. Selain itu, sistem informasi inventory berbasis web ini dapat memberikan kemudahan bagi semua Departemen untuk melakukan pengecekan stok barang yang ada [3]. Dimana dengan menggunakan sistem informasi pengelolaan data barang inventaris dapat memberikan laporan data barang inventaris dengan lebih efektif dan efisien karena setiap divisi dapat melakukan pengecekan stok barang yang ada sehingga tidak terjadi lagi duplikasi data dalam laporannya. [4] Dari uraian di atas Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Sumatera Selatan membutuhkan sistem yang dapat mengakomodasi untuk memudahkan peroses pendataan barang yang di gunakan untuk proses monitoring barang yang lebih terintegritas dengan baik dalam hal ini penulis akan membangun “ Sistem Monitoring Inventaris Barang di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Sumatera Selatan”. Sehingga,dengan adanya sistem ini akan memudahkan kegiatan pendataan barang agar lebih efektif dan efisien secara terintegritas 106 | Perancangan Sistem Monitoring Inventaris Barang Dinas Kebudayaan ..... Journal of Information Technology Ampera Vol. 2, No. 2, August 2021 e-ISSN: 2774-2121 https://journal-computing.org/index.php/journal-ita/index dengan baik dalam proses monitoring inventaris barang yang ada di ruangan di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Sumatera Selatan . 2. METODOLOGI PENELITIAN Pada penelitian ini penulis menggunakan metode waterfall untuk membangun sistem monitoring inventaris barang . Model waterfall merupakan salah satu model pengembangan perangkat lunak yang ada di dalam model SDLC (Sequencial Development Life Cycle ) [5]. Model sekuensial linier (sequential linear) merupakan nama lain dari metode ini sering atau biasa juga disebut alur hidup klasik (classiclife cycle). Tahap analisis, desain, pengodean, pengujian, dan pemeliharaan merupakan tahap-tahap yang ada pada metode ini. Sumber: WADIC (Web Aplications & Data Interaction Company) Gambar 1. Waterfall Methodology a. Pada proses analisis ini yang dibutuhkan adalah data-data mengenai inventory yang ada pada setiap bagian pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Sumatera Selatan yaitu dengan cara observasi, wawancara dan juga studi literatur yang didapat dari beberapa buku dan literatur. b. Setelah tahapan analisis yaitu mendisain perangkat lunaknya, mulai dari desain UML, seperti usecase diagram, aktivity diagram, class diagam lalu desain database dan desain interface atau antar muka dari program yang akan dibuat. c. Pengkodean adalah tahapan setelah tahap desain yaitu dengan mentranslasikan ke dalam program perangkat lunak. program komputer Kurniati, Faqih Abdul Haris| 107 Journal of Information Technology Ampera Vol. 2, No. 2, August 2021 e-ISSN: 2774-2121 https://journal-computing.org/index.php/journal-ita/index yang telah sesuai dengan desain yang telah dibuat merupakan hasil dari tahap pengkodean ini. d. Pengujian dlakukan guna meminimalisir kesalahan (error) pada program yang telah dibuat maka tahap pengujian ini di perlukan. Pengujian disini dilakukan setelah program selesai di buat untuk memastikan bahwa semua bagian sudah diuji dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan. e. Pemeliharaan (Maintenance) digunakan jika ada perubahan atau jika terjadi kesalahan yang muncul akibat tidak terdeteksinya error pada saat pegujian. Tahap pendukung ini hanya digunakan untuk perubahan perangkat lunak yang sudah ada dan tidak untuk membuat perangkat lunak baru. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN Setelah penulis melakukan tahapan analisis dengan menggunakan kerangka Pieces (Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, Service ) guna mengetahui kebutuhan fungsional dan kebutuhan nonfungsional dari sistem informasi yang akan dirancang [6]. Sehingga, dari hasil analisis tersebut dapat dilakukan guna identifikasi masalah pada sistem lama [7]. Secara umum, hasil analisis tersebut dapat dilihat pada Tabel 1. Tabel 1. Problem Statement PIECES Problem Statement Kode Performance Monitoring barang inventaris memerlukan waktu, 1 tenaga, dan ruang penyimpanan. Information Informasi hasil monitoring disimpan terlalu banyak 2 dan kurang terserap baik. Economy Penggunaan kertas yang konvensional dan 3 memerlukan biaya Control Kehilangan buku catatan inventaris karena bisa 4 diakses siapa saja Efficiency Perekapan data memerlukan waktu yang lama. 5 Service Monitoring barang inventaris tidak fleksibel. 6 Pada Tabel 2 menerangkan hubungan sebab-akibat dari setiap permasalahan yang nanti akan menjadi landasan perencanaan kebutuhan fungsional dan kebutuhan non-fungsional. 108 | Perancangan Sistem Monitoring Inventaris Barang Dinas Kebudayaan ..... Journal of Information Technology Ampera Vol. 2, No. 2, August 2021 e-ISSN: 2774-2121 https://journal-computing.org/index.php/journal-ita/index Kode 1 2 3 4 5 6 Tabel 2. Sebab-akibat Sebab-akibat Monitoring masih menggunakan cara manual menyebabkan waktu sinkronisasi data yang lama dan tenaga dalam proses monitoring barang inventaris pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Sumatera Selatan. Selain itu, diperlukan ruang penyimpanan yang aman (dalam binder). Pengumpulan data barang inventaris pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Sumatera Selatan yang dilakukan dengan cara sederhana, menyebabkan informasi data yang didapat tidak lengkap dan rentan hilang. Sistem pendataan masih menggunakan cara konvensional mengharuskan pendataan menggunakan kertas atau buku catatan, hal ini menyebabkan timbulnya biaya. Monitoring yang telah dikumpulkan kemudian disimpan di ruang penyimpanan, hal ini memerlukan kontrol yang baik karena menyebabkan risiko kehilangan. Pengumpulan data alat dan barang inventaris Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Sumatera Selatan yang dilakukan kemudian direkap disalin ke buku catatan, hal ini membutuhkan waktu yang lama sehingga tidak efisien. Monitoring masih menggunakan cara lama yang tidak fleksibel dan tidak bisa dilakukan di mana saja dan kapan saja sehingga diharuskan ke Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Sumatera Selatan untuk monitoring barang inventaris. Sedangakan pada Tabel 3 menjelaskan kesimpulan dari tabel sebelumnya yaitu diperoleh kebutuhan fungsional dan non-fungsional dari perancangan sistem monitoring inventaris barang di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Sumatera Selatan. Tabel 3. Kebutuhan Fungsional dan Non- Fungsional Kebutuhan Fungsional Kebutuhan Non-Fungsional Log in user (4) Desain Sistem yang Menarik Input data (1, 2, 3) Mudah Digunakan Lihat data (1, 2, 5) Kurniati, Faqih Abdul Haris| 109 Journal of Information Technology Ampera Vol. 2, No. 2, August 2021 e-ISSN: 2774-2121 https://journal-computing.org/index.php/journal-ita/index Tambah data (6) Perkiraan user yang dapat menggunakan sistem informasi basis data dan otoritasnya dalam sistem adalah admin dan petugas monitoring inventaris barang seperti yang diperlihatkan pada Gambar 2. Gambar 2. Use Case Diagram Pada tahap desain Data Flow Diagram (DFD) digunakan untuk mendeskripsikan aliran data yang terjadi pada sistem monitoring inventaris barang pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Sumatera Selatan. DFD banyak digunakan selama fase analisis untuk menangkap persyaratan sistem apa pun. Aturan untuk DFD bersifat sederhana dan tidak rumit. Gambar 3 di bawah ini merupakan diagram konteks sebagai rancangan sistem informasi ini. Gambar 3. Diagram Konteks 110 | Perancangan Sistem Monitoring Inventaris Barang Dinas Kebudayaan ..... Journal of Information Technology Ampera Vol. 2, No. 2, August 2021 e-ISSN: 2774-2121 https://journal-computing.org/index.php/journal-ita/index Pengembangan sistem menjadi tahap selanjutnya dari metode waterfall. Pada tahap ini desain data yang sudah dirancang kemudian dipakai sehingga bisa ditampilkan pada desain antar-muka seperti yang terlihat pada Gambar 4, Gambar 5, Gambar 6, Gambar 7, Gambar 8, Gambar 9 dan Gambar 10. Gambar 4. Halaman Menu Login Gambar 5. Tampilan Dashboard Kurniati, Faqih Abdul Haris| 111 Journal of Information Technology Ampera Vol. 2, No. 2, August 2021 e-ISSN: 2774-2121 https://journal-computing.org/index.php/journal-ita/index Gambar 6. Tampilan Informasi Barang Gambar 7. Tampilan Tambah Data Gambar 8. Tampilan Ubah Data 112 | Perancangan Sistem Monitoring Inventaris Barang Dinas Kebudayaan ..... Journal of Information Technology Ampera Vol. 2, No. 2, August 2021 e-ISSN: 2774-2121 https://journal-computing.org/index.php/journal-ita/index Gambar 9. Tampilan Hapus Data Gambar 10.Tampilan Cari Data Tahap selanjutnya adalah pengujian. Pengujian ini dilakukan menggunakan uji blackbox dan uji usability. Uji blackbox adalah metode pengujian perangkat lunak yang menganalisis fungsionalitas perangkat lunak dengan membandingkan nilai input dengan nilai output [8] Hasil uji blackbox bertujuan untuk melihat apakah perancangan sistem informasi ini dapat diterima seperti yang diterangkan pada Tabel 4. No 1 Modul Login Tabel 4. Hasil Pengujian Black box Hasil Yang Diharapkan Kesimpulan Memasukkan Masuk ke halaman Valid username dan utama Test Kurniati, Faqih Abdul Haris| 113 Journal of Information Technology Ampera Vol. 2, No. 2, August 2021 e-ISSN: 2774-2121 https://journal-computing.org/index.php/journal-ita/index password yang username password Login gagal dan Valid dan kembali ke halaman yang utama benar Memasukkan tidak benar Menampilkan informasi tentang data inventaris barang 2 Menu Informasi Barang 3 Menu Tambah Data 4 Menu Ubah Merubah transaksi Data data terkait penambahan atau pengurangan barang inventaris 5 Menu Hapus Data 6 Menu Data Menambah kan transaksi data terkait barang inventaris Menghapus data yang tidak diinginkan terkait barang inventaris Cari Melakukan pencarian data barang inventaris Berhasil menampilkan informasi barang mengenai nama barang, merek, nomor seri, bahan, tahun beli, kode, jumlah, harga, dan kondisi barang inventaris Transaksi berhasil di masukkan dan menambah jumlah pada menu tambah data Transaksi berhasil melakukan perubahan data baik melakukan penambahan maupun pengurangan data barang inventaris Transaksi berhasil melakukan penghapusan data yang diinginkan Transaksi berhasil melakukan pencarian data barang inventaris yang diinginkan Valid Valid Valid Valid Valid Uji usability dilakukan untuk melihat pendapat responden yang bertindak sebagai user terhadap sistem monitoring inventaris barang yang telah dibuat dapat digunakan. Dalam pengujian ini menggunakan 30 responden dengan melihat pendapat mereka yang dilihat berdasarkan pertanyaan yang telah disediakan berdasarkan dimensi learnability, effectiveness, memorability, error, dan satisfaction. User akan menilai pengalamannya menggunakan skala likert 1 (sangat tidak setuju), 2 (tidak setuju), 3 (Netral), 4 (setuju) 114 | Perancangan Sistem Monitoring Inventaris Barang Dinas Kebudayaan ..... Journal of Information Technology Ampera Vol. 2, No. 2, August 2021 e-ISSN: 2774-2121 https://journal-computing.org/index.php/journal-ita/index dan 5 (sangat setuju). Hasil dari kusioner tersebut dapat dilihat pada Tabel 5. P1 P2 P3 P4 P5 Tabel 5. Persentase Jawaban Kuesioner Pengujian User Pertanyaan Responsi Jumlah SS S N TS ST Respon den S Semua fungsi dan menu 13 1 2 30 website ini berjalan 5 dengan baik Website ini mudah 18 8 4 30 dimengerti dan mudah untuk digunakan Website ini memiliki 12 1 5 30 tampilan yang menarik 3 Website ini membantu 20 9 1 30 dalam pengolahan data Website ini dapat 25 5 30 mempercepat pekerjaan petugas Persentas e 87% 89 % 85% 91% 97% Berdasarkan hasil pengujian Tabel 5 diperoleh hasil perhitungan persentase jawaban kuesioner dari 30 responden terhadap 5 pertanyaan adalah 87% untuk pertanyaan website memiliki fungsi dan menu yang dapat berjalan dengan baik, 89% untuk pertanyaan website mudah dimengerti dan mudah untuk digunakan, 85% untk pertanyaan website ini memiliki tampilan yang menarik, 91% terhadap pertanyaan keempat bahwa website ini membantu dalam pengolahan data dan 97% website ini dapat mempercepat pekerjaan petugas. 4. KESIMPULAN Berdasarkan dari pembahasan penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem monitoring inventaris barang mampu memberikan kemudahan kepada petugas yang bertanggung jawab untuk mendata barang inventaris dan admin sebagai petugas pengelola Inventaris Barang di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Sumatera Selatan. 2. Berdasarkan hasil uji blackbox semua menu yang ada pada sistem berfungsi dengan baik sesui dengan fungsionalitas menu tersebut. Kurniati, Faqih Abdul Haris| 115 Journal of Information Technology Ampera Vol. 2, No. 2, August 2021 e-ISSN: 2774-2121 https://journal-computing.org/index.php/journal-ita/index 3. Berdasarkan hasil pengujian usability terhadap 30 responden menyatakan bahwa secar keseluruhan sistem dapat diterima pengguna dengan sangat baik, melalui indikasi ratarata persentase 90% pada pernyataan responden yang meliputi fungsi, menu, mudah dimengerti, mudah untuk digunakan, tampilan yang menarik, membantu pengolahan data, dan dapat mempercepat pekerjaan. DAFTAR PUSTAKA [1] R. R. H. Romadhon and R. Andarsyah, Tutorial Pembuatan Aplikasi Monitoring, Jakarta: Kreatif, 2020. [2] R. Yuniarti and dkk, "Perancangan Sistem Informasi Inventaris Berbasis Mobile (Studi Kasus: STMIK Provinsi Semarang)," Jurnal KOMPUTAKI, vol. 1, no. 1, pp. 132-145, 2016. [3] N. Sudarsono and Sukardi, "Sistem Informasi Inventory Berbasis Web di PT.Autotech Indonesia," Jurnal Eksplora informatika, vol. 5, no. 1, pp. 73-84, 2015. [4] N. Huda and R. Amalia, "Implementasi Sistem Informasi Inventaris Barang pada PT.PLN (Persero) Palembang," Jurnal Sisfokom, vol. 9, no. 1, pp. 1319, 2020. [5] Y. Firmansyah and Udi, "Penerapan Metode SDLC Waterfall Dalam Pembuatan Sistem Informasi Akademik Berbasis Web Studi Kasus Pondok Pesantren Al- Habi Sholeh Kabupaten Kubu Raya, Kalimantan Barat," Jurnal Teknologi & , vol. 4, no. 1, pp. 184-191, 2018. [6] Nuraida Wahyuni and dkk, "PERANCANGAN SISTEM INFORMASI BASIS DATA INVENTARIS BARANG BERBASIS WEB MENGGUNAKAN MODEL WATERFALL," Jurnal Manajemen Industri dan Logistik, vol. 4, no. 2, pp. 102-115, 2020. [7] H. A. Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, Yogyakarta: Andi Offset, 2007. [8] T.S.Jaya, "“Pengujian Aplikasi dengan Metode Blackbox Testing Boundary Value Analysis (Studi Kasus: Kantor Digital Politeknik Negeri Lampung)," Jurnal Informatika: Jurnal Pengembangan IT, vol. 3, no. 2, p. 45–46, 2018. 116 | Perancangan Sistem Monitoring Inventaris Barang Dinas Kebudayaan .....