Jurnal Penelitian Samudra e AeISSN : 1234-5678 | pAeISSN : 7891-1112 Volume 1 Nomor 2.
Agustus 2023 DOI : https://doi.
org/xx.
x/samudra.
PERANCANGAN SISTEM APLIKASI ARSIP
DIGITAL PADA KAMPUS AKADEMI
MARITIM BELAWAN MEDAN
Muhammad Hamidi, 2Fuadaturrahmah Akademi MAritim Belawan Kota Medan.
Indonesia ilkom@gmail.
com, fuadaturrahmah01@gmail.
ABSTRAK
Perkembangan teknologi saat ini sudah memasuki era digital, dimana akses penyimpanan dapat di akses dengan mudah dan tidak membutuhkan waktu yang lama.
Hal ini didukung perkembangan pada teknologi internet dan media penyimpanan yang semakin hari semakin murah dan Arsip Digital saat ini sudah menjadi standar penyimpanan di setiap perkantoran, dimana keuntungan layanan tersebut membuat pengarsipan dokumen secara digital tidak membutuhkan ruangan yang besar, biaya relatif murah dibandingkan sistem arsip manual, dan data dapat dengan mudah dicari.
Berdasarkan studi awal survey tempat penelitian pada Kampus Akademi Maritim Belawan (AMB) Medan, peneliti menemukan bahwasanya AMB Medan dalam melakukan pengarsipan surat masuk dan surat keluar sudah terorganisir dengan baik.
Hal tersebut bisa dilihat dalam pengelompokan arsip surat berdasarkan jenis arsip surat tersebut.
Tetapi masih terdapat beberapa kelemahan diantaranya pengolahan dan pencatatan arsip surat masuk dan surat keluar yang masih dicatat secara manual.
Karena penyimpanan dan pengelolaan arsip masih menggunakan sistem manual terkadang dibutuhkan waktu yang lama, baik dalam proses pengarsipan maupun pencarian arsip, sehingga informasi yang dibutuhkan terlambat didapatkan.
Sering terjadi keterlambatan penyampain data surat masuk dan keluar kepada pihak yang Penelitian terkait perancangan sistem aplikasi Arsip Digital pada Kampus AMB Medan menggunakan bantuan aplikasi PHP dan MySQL yang telah dibuat menunjukkan manfaat dalam pengelolaan arsip manual menjadi arsip digital yang dapat diakses dimanapun melalui jaringan internet, sehingga pihak manajemen dapat memperoleh laporan yang dibutuhkan dengan cepat tanpa melalui proses pencarian arsip secara manual.
Kata Kunci: Arsip Digital.
PHP.
MySQL This is an Creative Commons License This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.
0 International License.
Jurnal Penelitian Samudra e AeISSN : 1234-5678 | pAeISSN : 7891-1112 Volume 1 Nomor 2.
Agustus 2023 DOI : https://doi.
org/xx.
x/samudra.
PENDAHULUAN
Arsip Digital saat ini sudah menjadi standar penyimpanan di setiap perkantoran.
Hal ini didukung perkembangan pada teknologi internet dan media penyimpanan yang semakin hari semakin murah dan terjangkau.
Keuntungan yang didapat dari sistem arsip dokumen digital adalah tidak membutuhkan ruangan yang besar, biaya relatif murah dibandingkan sistem arsip manual, dan data dapat dengan mudah dicari.
Data dicetak kapan pun juga, mudah di- backup, mudah diperbanyak, mudah dipindahkan, mudah dikirim melalui internet, mudah untuk berbagi .
ile sharin.
Berdasarkan studi awal survey tempat penelitian pada Kampus Akademi Maritim Belawan (AMB) Medan, peneliti menemukan bahwasanya AMB Medan dalam melakukan pengarsipan surat masuk dan surat keluar sudah terorganisir dengan baik.
Hal tersebut bisa dilihat dalam pengelompokan arsip surat berdasarkan jenis arsip surat tersebut.
Tetapi masih terdapat beberapa kelemahan diantaranya pengolahan dan pencatatan arsip surat masuk dan surat keluar yang masih dicatat secara manual.
Karena penyimpanan dan pengelolaan arsip masih menggunakan sistem manual terkadang dibutuhkan waktu yang lama, baik dalam proses pengarsipan maupun pencarian arsip, sehingga informasi yang dibutuhkan terlambat didapatkan.
Sering terjadi keterlambatan penyampain data surat masuk dan keluar kepada pihak yang ditujukan.
Oleh karena itu, penulis mengangkat penelitian terkait perancangan sistem aplikasi Arsip Digital pada Kampus AMB Medan.
TINJAUAN PUSTAKA
Arsip digital Arsip digital atau disebut juga arsip elektronik merupakan arsip yang disimpan dan diolah didalam suatu format dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya.
Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media.
Proses alih media menggunakan perangkat computer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.
Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti Harddisk.
CD.
DVD dan lain-lain.
Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file- file hasil alih media.
Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual.
Jadi sistem arsip elektronik/digital sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual.
Menurut Daryono .
bahwa proses penciptaan arsip melalui beberapa tahapan berikut:
Tahapan Pemilihan Pemilihan arsip berdasarkan kegunaan, artinya arsip dipilih berdasarkan seberapa tinggi tinggat penggunaan arsip, sering digunakan apa tidak.
Pemilihan arsip berdasarkan pertimbangan isi kandungan informasi, dan pemilihan berdasarkan penyelamatan berarti pemilihan memperhatikan kondisi arsip, semakin buruk kondisi arsip, semakin cepat untuk Tahapan Pemindaian Pemindaian arsip dilalukan dengan cermat, tepat, dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik.
Tahapan Penyesuaian Nama file dari hasill proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian mesin yaitu tergantung mesin yang digunakan, sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file dengan mengikuti jenis arsip.
Tahapan Pendaftaran Setelah arsip hasil pemindaian disesuaikan dengan arsip aslinya, amka baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar.
Dalam daftar dicantumkan informasi tentang nomor urut This is an Creative Commons License This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.
0 International License.
Jurnal Penelitian Samudra e AeISSN : 1234-5678 | pAeISSN : 7891-1112 Volume 1 Nomor 2.
Agustus 2023 DOI : https://doi.
org/xx.
x/samudra.
dan kode arsip.
Tahapan Pembuatan Berita Acara Dalam tahap ini pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip konvensional kedalam arsip elektronik.
Dalam tahap ini encantumkan penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangkat yang digunakan detail dan jenis computer yang Manfaat dari pengolahan arsip secara elektroni atau digital menurut MC.
Maryati .
antara lain:
Lebih mudah sistem penyimpanannya.
Dengan menggunakan system komputerisasi akan memudahkan dalam penyimpanan dan pengorganisasian file.
Lebih cepat dan lebih mudah untuk ditemukan.
Dengan indeks digital/elektronik akan membuat lebih cepat dan lebih mudah untuk menemukan arsip.
Lebih aman dan lebih praktis.
Arsip digital/elektronik lebih aman dan lebih praktis, sehingga menghemat waktu dalam menemukan kembali.
Menghemat tempat.
Pelengkapan arsip digital/elektronik hanyalah komputer, disk sehingga tidak memerlukan tempat yang besar.
Lebih mudah dalam berbagi arsip.
Sistem online akan memudahkan berbagi arsip denga bagian lain untuk lokasi yang berjauhan sekalipun.
Lebih mudah dalam penanganan data yang rusak.
Sistem pengolahan arsip digital/elektronik memudahkan untuk recovery dokumen atau file.
PHP
Menurut C.
Widyo Hermawan .
PHP (Hypertext Preprocesso.
Merupakan bahasa pemograman berbasis web yang memiliki kemampuan untuk memproses dan mengolah data secara dinamis.
PHP dapat dikatakan sebagai sebuah serverside embedded script language, artinya semua sintak dan semua program yang ditulis akan sepenuhnya dijalankan oleh server, tetapi dapat disertakan pada halaman HTML biasa.
Berkenaan dengan PHP.
Stendy B.
Sakur .
mengatakan: kependekan dari Personal Home Page (Situs persona.
PHP pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1995 yang memiliki kemampuan untuk mencatat informasi dari pengunjung situs.
Kemudian interface atau parser tersebut dimodifikasi dengan mendukung database mSQL (Mini Structure Query Laguag.
dengan menggunakan parser SQL, pengembangan ini diberi nama FI (Form Interprete.
Kemudian PHP/FI versi 2.
0 diluncurkan dan merupakan awal dari kelahiran dari PHP yang saat ini sudah mencapai versi 5.
MySQL Menurut Anhar.
ST .
bahwa MySQL adalah salah satu Database Management System (DBMS) dari sekian banyak DBMS seperti Oracle.
MS SQL.
Postagre SQL, dan lainnya.
MySQL berfungsi untuk mengolah database menggunakan bahasa SQL.
MySQL adalah sebuah program Database server yang mampu menerima dan mengirimkan data dengan cepat menggunakan perintah-perintah SQL.
Jadi, dapat disimpulkan bawa MySQL merupakan salah satu Database Management System (DBMS) yang menerima dan mengirimkan data dengan cepat menggunakan bahasa SQL.
Perintah Dasar MySQL bahwa AuSQL (Struktur Query Languag.
merupakan bahasa yang digunakan untuk berinteraksi dengan database.
Setiap database menggunakan bahasa SQL dalam pengoperasiannya tidak terkecuali MySQLAy.
Jadi dasar perintah pada MySQL adalah bahasa SQL.
Dengan bahasa SQL dapat dilakukan perintah-perintah SQL pada database MySQL.
Bahasa SQL (Struktur Query Languag.
Menurut Bambang Wahyudi .
bahwa SQL adalah Aubahasa non-prosedural yang digunakan untuk mengakses databaseAy.
Menurut Murhanda dan Yo Ceng Giap .
bahwa SQL adalah Ausalah satu bahasa DBMS yang This is an Creative Commons License This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.
0 International License.
Jurnal Penelitian Samudra e AeISSN : 1234-5678 | pAeISSN : 7891-1112 Volume 1 Nomor 2.
Agustus 2023 DOI : https://doi.
org/xx.
x/samudra.
mengadopsi model data relasionalAy.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa SQL merupakan bahasa nonprocedural untuk mengakses database yang mengadopsi model data relasional.
METODE PENELITIAN
Pengumpulan Data Melakukan studi kepustakaan terhadap berbagai referensi yang berkaitan dengan penelitian yang dilakukan yaitu arsip masuk dan keluar.
Adapun penelitian yang akan dilakukan berupa Perancangan Sistem Aplikasi Arsip Digital Pada Kampus Akademi Maritim Belawan Medan.
Pengembangan Sistem Analisa Sistem Yang Diusulkan Menurut Hanif Al Fatta .
desain sistem diartikan sebagai menjelaskan dengan detail bagaimana bagian-bagian dari sistem informasi di implementasikan.
Penulis mengusulkan perbaikan terhadap sistem yang sedang berjalan dengan sistem yang baru yaitu dengan memakai aplikasi ini nantinya sistem yang baru diharapkan dapat mengatasi permasalahan pada sistem yang lama sehingga dapat memenuhi kebutuhan sistem, seperti gambar sistem arsip digital.
Sistem Arsip Digital Perancangan Basis Data Basis data yang akan digunakan dalam pembuatan aplikasi arsip digital ini adalah MySQL.
Struktur tabel pada aplikasi ini dapat dilihat seperti pada gambar sistem arsip digital.
Perancangan Antar Muka Perancangan antar muka merupakan rancangan yang akan digunakan sebagai perantara pemakai dengan perangkat lunak atau software yang akan dikembangkan.
Rancangan antarmuka aplikasi arsip digital dapat dijabarkan sebagai berikut:
Login Pada menu login ada perbedaan penampilan untuk masing-masing pengguna saat login yang akan di tampilkan, yaitu: menu untuk login user (Yayasan/Pimpinan /Ka.
Bagia.
Petugas dan Admin.
Menu Data Arsip Ada perbedaan penampilan untuk masing-masing pengguna saat login.
Saat memilih menu user akan menyesuaikan fungsi masing-masing unit, dimana user hanya dapat melihat arsip, petugas dapat melihat dan menambah arsip dan admin dapat melihat dan menghapus arsip.
Menu Data Kategori Pada data kategori hanya bisa ditambahkan oleh admin, namun untuk user dan petugas dapat melihat data kategori yang telah ditambahkan oleh admin.
Menu Ganti Profil Untuk menu ganti profil menyesuaikan dengan masing-masing pengguna dan hanya merubah isiannya saja dan khusus admin dapat menambahkan user.
Menu Ganti Password Untuk menu ganti password menyesuaikan dengan masing-masing pengguna dan hanya merubah This is an Creative Commons License This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.
0 International License.
Jurnal Penelitian Samudra e AeISSN : 1234-5678 | pAeISSN : 7891-1112 Volume 1 Nomor 2.
Agustus 2023 DOI : https://doi.
org/xx.
x/samudra.
isiannya saja.
Menu Keluar Untuk menu keluar .
merupakan menu untuk keluar dari sistem.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Tahap implementasi .
ystem implementatio.
merupakan tahap meletakkan sistem untuk dapat dioperasikan atau digunakan.
Sistem informasi yang telah dibangun dan telah dilakukan proses pengujian dari modul-modul yang telah dirancang.
Sistem ini telah dianalisa dan dirancang secara rinci dan didukung dengan teknologi yang telah diseleksi dan dipilih yaitu dengan menggunakan bahasa pemograman berbasis database.
Skema dan Proses Aplikasi Arsip Digital Skema penelitian yang dibuat pada Perancangan Sistem Aplikasi Arsip Digital Pada Kampus Akademi Maritim Belawan Medan diuraikan dalam bentuk Skema atau Use Case Diagram.
Adapun skema pada Aplikasi Arsip Digital ditunjukkan pada Gambar Skema Arsip Digital.
Skema Arsip Digital Menu Utama (Info Petugas.
Pengguna.
Total Arsip.
Kategori Arsip dan Grafik Pengunduhan Arsi.
Data Arsip (Liha.
Ganti Profil (Edi.
Ganti Password (Edi.
Logout (Kelua.
Menu Utama (Info Petugas.
Pengguna.
Total Arsip.
Kategori Arsip dan Grafik Pengunduhan Arsi.
Data Arsip (Lihat dan Tamba.
Data Kategori (Liha.
Data User (Liha.
Ganti Profil (Edi.
Ganti Password (Edi.
Logout (Kelua.
Yayasan/Pimpinan Petugas Menu Utama (Info Petugas.
Pengguna.
Total Arsip.
Kategori Arsip dan Grafik Pengunduhan Arsi.
Data Arsip (Lihat dan Hapu.
Data Kategori (Lihat.
Tambah.
Edit dan Hapu.
Data User (Lihat.
Tambah.
Edit dan Hapu.
Ganti Profil (Edi.
Ganti Password (Edi.
Logout (Kelua.
Admin Gambar Skema Arsip Digital Form Menu Aplikasi Arsip Digital Form menu dari aplikasi yang diterapkan pada Aplikasi Arsip Digital Pada Kampus Akademi Maritim Belawan Medan berupa:
Menu Utama Pada form menu utama akses yang dapat digunakan oleh user sama, dimana pada menu ini dapat info petugas, pengguna, total arsip, kategori arsip dan pengunduhan arsip.
Gambar Menu Utama This is an Creative Commons License This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.
0 International License.
Jurnal Penelitian Samudra e AeISSN : 1234-5678 | pAeISSN : 7891-1112 Volume 1 Nomor 2.
Agustus 2023 DOI : https://doi.
org/xx.
x/samudra.
Menu Data Kategori Form menu ini pengaturan utama hanya dapat diakses oleh admin yang nantinya admin dapat melihat, menambah, mengedit, dan menghapus kategori pada Aplikasi Arsip Digital.
Khusus untuk akses Staff hanya bisa melakukan akses melihat data kategori, sedangkan akses Yayasan/Pimpinan tidak ditampilkan.
Gambar Menu Data Kategori Menu Data User Form ini dapat diakses oleh Admin dan Staff dengan tugas berbeda, dimana Staff hanya melihat data user yang telah ditambahkan, namun untuk akses Admin pada menu ini dapat melakukan perintah melihat, menambah, mengedit, dan menghapus data user pada Aplikasi Arsip Digital.
Gambar Menu Data User Menu Data Arsip Form ini dapat diakses oleh Yayasan/Pimpinan.
Staff dan Admin.
Akan tetapi akses yang diberikan memiliki Batasan, dimana Yayasan/Pimpinan hanya dapat mengakses melihat data arsip.
Staff dapat mengakses menambahkan dan melihat data arsip selanjutnya Admin dapat menghapus dan melihat data arsip.
This is an Creative Commons License This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.
0 International License.
Jurnal Penelitian Samudra e AeISSN : 1234-5678 | pAeISSN : 7891-1112 Volume 1 Nomor 2.
Agustus 2023 DOI : https://doi.
org/xx.
x/samudra.
Gambar Menu Data Arsip Menu Riwayat Unduh Form menu ini hanya muncul pada akses Staff dan Admin dengan Batasan, dimana Staff hanya dapat melihat Riwayat unduhan sedangkan Admin dapat menghapus dan melihat Riwayat unduhan.
Gambar Menu Riwayat Unduh Menu Ganti Password Semua akses baik Yayasan/Pimpinan.
Staff dan Admin diberikan pada menu ini hanyalah mengedit password yang telah dibuat oleh Admin pada menu Data User.
This is an Creative Commons License This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.
0 International License.
Jurnal Penelitian Samudra e AeISSN : 1234-5678 | pAeISSN : 7891-1112 Volume 1 Nomor 2.
Agustus 2023 DOI : https://doi.
org/xx.
x/samudra.
Gambar Menu Ganti Password Menu Ganti Profil Menu ini juga diberikan ke semua user yang berfungsi untuk merubah atau mengedit data profil pada masing-masing pengguna Aplikasi Arsip Digital.
Gambar Menu Ganti Profil
KESIMPULAN
Dengan penerapan sistem baru ini semua Arsip surat pada Akademi Maritim Belawan akan tersimpan dalam sebuah file database sehingga akan memudahkan dalam proses pencarian Aplikasi ini memiliki keunggulan pada proses percepatan sistem yang dapat mempercepat kinerja dalam pengolahan arsip surat sehingga dapat meningkatkan pelayanan sistem dalam pengolahan data arsip surat.
UCAPAN TERIMA KASIH
Terima kasih kepada tempat penelitian arsip digital di Akademi Maritim Belawan yang sudah memberikan motivasi terhadap kami dan terima kasih kepada keluarga kami yang paling kami sayangi.
This is an Creative Commons License This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.
0 International License.
Jurnal Penelitian Samudra e AeISSN : 1234-5678 | pAeISSN : 7891-1112 Volume 1 Nomor 2.
Agustus 2023 DOI : https://doi.
org/xx.
x/samudra.
REFERENSI