Jurnal Kesehatan Indonesia (The Indonesian Journal of Healt.
Volume XII.
Nomor 3.
Juli 2022 Redesain Map Rekam Medis di Puskesmas Medan Johor Redesign of Medical Record Map in Medan Johor Health Center Esraida Simanjuntak1*,Valentina1,Azizah Putri Syafa Harahap1 Universitas Imelda Medan.
Program Studi Perekam dan Informasi Kesehatan *Korespondensi: esraida.
borjun@gmail.
Abstract A folder is a cover of thick paper used to store medical record sheets, which functions to unite all the sheets of a patient so that they become one complete history, protect the medical record files inside so that they are not easily damaged, torn and folded as well as facilitate storage, search and transfer medical record file.
The purpose of this study was to redesign the medical record folder in terms of anatomical, physical and content aspects, as well as form boundaries between the forms of family members .
ather, mother and chil.
at the Medan Johor Public Health Center.
The methods used in this research were observation and interviews.
The subjects of this study were medical record folders, and the informants in this study were medical records officers at the Medan Johor Public Health Center.
The results showed that in the anatomical aspect in the Heading section it was found that the medical record folder of the Medan Johor Public Health Center only contained the name of the public health center and the logo.
In the physical aspect, it was found that the medical record folder of the Medan Johor Public Health Center had a nondurable quality, namely cardboard.
In terms of content, it was found that the medical record folder at the Medan Johor Public Health Center did not contain the words CONFIDENTIAL, the allergy column, and the year of the last visit.
Keywords: Redesign.
Medical record.
Folder.
Puskesmas.
Pendahuluan Pusat Kesehatan Masyarakat yang selanjutnya disebut Puskesmas merupakan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif di wilayah kerjanya .
Pelayanan Kesehatan tidak akan berjalan dengan baik tanpa didukung oleh pelayanan rekam Rekam medis di puskesmas merupakan salah satu sumber data penting yang nantinya akan diolah menjadi informasi, selain itu puskesmas juga perlu melakukan pengelolaan rekam medis agar menghasilkan sebuah informasi yang berkembangnya pembangunan kesehatan di wilayah kecamatannya.
Pasal 7 dalam Permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/i/2008 menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis .
Rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien .
Tujuan diadakannya penyelenggaraan rekam medis adalah untuk mencapai tertib administrasi dalam pelayanan kesehatan rumah sakit maupun puskesmas.
Berkas rekam medis milik sarana pelayanan Sarana pelayanan kesehatan memiliki tanggung jawab penuh untuk menjaga, memelihara, dan menyediakan dibutuhkan oleh petugas kesehatan, pasien, ataupun pihak lain pada fasilitas pelayanan kesehatan yang bersangkutan.
Dokumen umumnya terdiri dari beberapa komponen, formulir rekam medis, pengingat lembar .
aper clip/paper fastene.
untuk lembar-lembar pembatas bagian .
, map rekam medis .
Sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar rekam medis .
yang berfungsi menyatukan semua lembar seorang pasien sehingga menjadi satu riwayat utuh, melindung berkas rekam medis di dalamnya agar tidak mudah Esraida Simanjuntak, dkk.
mempermudah penyimpanan, pencarian dan pemindahan berkas rekam medis.
Dalam mendesain map rekam medis perlu dilakukan untuk mengelola item-item yang ada didalam map, apabila terdapat kesalahan dalam mendesain map tersebut maka fungsi dari map tidak akan maksimal, sehingga perlu dilakukan redesain dengan memperhatikan aspek-aspek desain khusus Desain map rekam medis dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan, yang bisa dilihat berdasarkan aspek anatomi, aspek fisik dan aspek isi.
Dalam mendesain map rekam medis minimal memuat informasi, sebagai berikut: Identitas sarana Tulisan AuCONFIDENTIALAy atau AuRAHASIAAy atau keduanya.
Nama pasien.
Nomor Rekam Medis.
Tahun kunjungan terakhir .
Hasil penelitian tentang redesain map rekam medis di Puskesmas Gondokusuman 1 Yogyakarta yang mengatakan bahwa perancangan map rekam medis dilakukan sesuai dengan kebutuhan map rekam medis yang dilihat dari aspek anatomi, fisik maupun isi .
Hasil penelitian lain tentang redesain map rekam medis rawat jalan di Puskesmas Tanjung Puri mendapatkan fakta bahwa desain map rekam medis sesuai dengan kondisi rak penyimpanan, map berbentuk Portrait dengan ukuran 21x33 cm, map menggunakan Fastener Clips dan Divider Tab dan desain map lebih menarik dengan background foto puskesmas serta sesuai dengan kebutuhan puskesmas .
Berdasarkan dilakukan di Puskesmas Medan Johor diperoleh informasi bahwa map rekam medis yang digunakan berbentuk amplop, tidak menggunakan Fastener Clips.
Divider Tab yang mana dari segi penggunaan kurang efektif dan cenderung memperlambat kerja petugas rekam medis terutama pada bagian pendaftaran pasien, pada desain map rekam medis Puskesmas Medan Johor memiliki 2 tipe yaitu : .
model map yang berbentuk Landscape, berwarna kuning, merah jambu, untuk ukuran memiliki panjang 33,7 cm dan ukuran lebar 23,4 cm.
model map yang berbentuk potret, berwarna biru muda, untuk ukuran memiliki panjang 35 cm dan ukuran lebar 25 cm.
Metode Penelitian Penelitian Metode penelitian dan pengembangan .
esearch and developmen.
adalah metode penelitian yang digunakan untuk menghasilkan produk tertentu, dengan menguji keefektifan produk .
Penelitian menghasilkan sebuah produk berupa map .
rekam medis di Puskesmas Medan Johor.
Variabel adalah sesuatu yang digunakan sebagai ciri, sifat, atau ukuran yang dimiliki atau didapatkan oleh satuan penelitian .
Variabel dalam penelitian ini adalah aspek fisik, anatomi dan aspek isi.
Hasil Penelitian Hasil penelitian memberikan informasi bahwa Puskesmas Medan Johor sudah memiliki kebijakan/SOP terkait penggunaan dan pengisian map rekam medis, seperti yang terungkap dari pernyataan informan petugas rekam medis berikut.
AuKalau untuk kebijakan atau SOP pengisian ataupun penggunaan map rekam medis sudah adaAy.
Gambar 1.
Map Rekam Medis Puskesmas Medan Johor Map rekam medis yang digunakan saat ini di Puskesmas Medan Johor perlu dilakukan redesain.
Hal ini sesuai dengan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti dengan salah satu petugas rekam medis:
AuUntuk desain yang sekarang sudah lumayan bagus, namun dari segi bahan dan bentuk map yang berbentuk amplop pelayanan kepada pasien terutama pada saat pendaftaran pasien, jadi ketika membuka map kami sering salah ambil formulir pasien yang akan berobat.
Jadi Esraida Simanjuntak, dkk.
menurut saya perlu dilakukan redesain map rekam medisAy.
Berikut ini aspek anatomi, aspek fisik, dan aspek isi map rekam medis yang saat ini digunakan di Puskesmas Medan Johor:
Aspek Isi Tahun Terakhir Aspek Anatomi Rancangan Redesain Map Rekam Medis Puskesmas Medan Johor Kelebihan dan kelemahan map lama Puskesmas Medan Johor meliputi tiga aspek tersebut, yaitu:
Kelebihan Map lama Puskesmas Medan Johor memiliki bentuk tipis sehingga tidak Kelemahan Bahan map yang digunakan Puskesmas Medan Johor sangat mudah rusak/robek bentuk map yang potret tidak sesuai dengan kondisi rak penyumpanan yang mana dari segi penyimpanan nya map di menyulitkan petugas ketika mencari berkas rekam medis yang akan Map Puskesmas Medan belum memiliki divider tab yang mana formulir ayah, ibu dan anak tercampur , sehingga petugas sering mengalami kesalahan dalam mengambil formulir pasien yang akan Map Puskesmas Medan Johor belum RAHASIA sebagai penjelas bahwa dokumen bersifat rahasia, tahun kunjungan terakhir yang berguna bagi petugas untuk mengetahui Puskesmas dan kolom alergi berguna agar dokter ataupun tenaga medis lain mengetahui alergi yang dialami pasien Map Puskesmas Medan Johor perlu mencantumkan alamat lengkap, nomor telpon dan juga emial puskesmas.
Menelaah dari hasil wawancara, teridentifikasi adanya kebutuhan untuk resedain map rekam medis di Puskesmas Medan Johor, meliputi aspek anatomi, aspek fisik, dan aspek isi.
Berikut ini adalah rancangan desain map rekam medis.
Tabel 1.
Aspek Anatomi Map Rekam Medis di Puskesmas Medan Johor Aspek Anatomi Keterangan Header and Terdapat logo puskesmas.
Footer dan nama Puskesmas pada map yang digunakan Introduction Terdapat bertuliskan Rekam Medis Rawat Jalan Body Terdapat beberapa item yang menunjukkan body atau isi dari map rekam Front Menggunakan jenis Front Time New Roman.
Dengan ukuran 14-26.
Aspek Fisik Tabel 2.
Aspek Fisik Map Rekam Medis di Puskesmas Medan Johor Aspek Fisik Keterangan Bahan Bahan adalah kertas karton Warna Biru muda Ukuran Map Bentuk map rekam medis yang digunakan saat ini berbentuk Vertical dengan ukuran panjang 35 dan lebar 25 cm Aspek Isi Tabel 3.
Aspek Isi Map Rekam Medis di Puskesmas Medan Johor Aspek Isi Keterangan Identitas sarana Terdapat pelayanan kesehatan Tulisan rahasia Tidak terdapat tulisan AuCONFIDENTIAL Au Nama pasien Tersedia item nama tempat menuliskan identitas pasien Nomor rekam medis Sudah sebanyak tiga kali Kolom alergi Belum dicantumkan kolom alergi pada map rekam medis Keterangan Belum dicantumkan terakhir pada map rekam medis.
Esraida Simanjuntak, dkk.
Gambar 3.
Pembatas Bagian (Divider Ta.
Gambar 2.
Desain Baru Map Rekam Medis Puskesmas Medan Johor Berikut bagian-bagian rancangan redesain map rekam medis Puskesmas Medan Johor:
Map rekam medis didesain dengan posisi Landscape karena menyesuaikan dengan kondisi rak penyimpanan di Puskesmas Medan Johor berbentuk lemari laci.
Map dengan bentuk Landscape sangat dianjurkan karena dapat lebih kuat menopang beban berkas rekam medis yang semakin banyak.
Bahan Map rekam medis di usulkan menggunakan kertas jenis Ivory dengan mempertimbangkan kekuatan kertas yang tidak mudah sobek dan tahan lama Ukuran panjang map 35 cm dan lebar 25 Dalam map rekam medis peneliti juga menambahkan penjepit kertas/fastener Clip agar formulir rekam medis tersusun dengan rapih dan tidak tercecer Penulis juga menambahkan divider tab yang berguna sebagai pembatas antara formulir anggota keluarga .
yah, ibu, dan Divider tab untuk formulir ayah menggunakan warana biru, divider tab ibu menggunakan warna merah jambu dan divider tab anak menggunakan warna hijau Nomor rekam medisnya diletakkan di bagian bawah kolom nama dan alamat Penjelasan bagian gambar ini adalah divider tab yang berguna sebagai pembatas antara formulir anggota keluarga .
yah, ibu, dan ana.
Dimana warna Divider Tab untuk formulir ayah menggunakan warana biru.
Divider Tab ibu menggunakan warna merah jambu dan Divider Tab anak menggunakan warna hijau.
Berikut ini adalah hasil rancangan redesain map rekam medis Puskesmas Medan Johor:
Gambar 4.
Redesain Map Rekam Medis Komponen-Komponen Hasil Redesain Map Rekam Medis Puskesmas Medan Johor Aspek Anatomi Header and Footer Header and Footer pada desain map rekam medis ini ditujukan pada identitas Puskesmas Medan Johor yaitu logo, nama Puskesmas Medan Johor, alamat Puskesmas dan nomor telepon puskesmas Medan Johor.
Introduction Tetap menampilkan judul yang sama yaitu AuRekam Medis Rawat JalanAy Body Esraida Simanjuntak, dkk.
Terdapat ditambahkan seperti kolom alergi, kolom tahun kunjungan terakhir Front Untuk penggunaan jenis Front .
tetap menggunakan jenis Front Times New Roman dengan ukuran huruf yang berbeda.
Aspek Fisik Bahan Bahan kertas yang digunakan adalah kertas jenis dengan gramasi Ivory 300 g.
Warna Desain map rekam medis ini menggunakan warna Biru muda.
Ukuran map Ukuran panjang map 35 cm dan lebar 25 cm.
Aspek Isi Identitas Sarana Pelayanan Kesehatan, pada bagian identitas sarana pelayanan kesehatan perlu ditambahkan alamat dan nomor telepon Puskesmas Medan Johor.
Tulisan Rahasia, dapat menjadi peringatan kepada para petugas bahwa dokumen tersebut penting dan harus dijaga kerahasiannya.
Identitas pasien, terdapat nama dan alamat pasien.
Nomor Rekam Medis Kolom Alergi Tahun Kunjungan Terakhir, item yang digunakan untuk mengetahui tahun pertama pasien berkunjung ke kemudahan kepada petugas rekam medis dalam melakukan kegiatan Pembahasan Aspek Anatomi Pada bagian Heading, ditemukan bahwa map rekam medis Puskesmas medan johor hanya memuat nama Puskesmas dan logo saja.
Hal ini tidak sesuai dengan teori aspek anatomi menurut dalam bukunya yang berjudul Rekam Medis, disebutkan bagian Heading meliputi nama institusi, logo, nomor halaman .
alamat institusi dan informasi pelengkap lainnya .
Hal ini sejalan dengan penelitian Valentina aspek anatomi yang terdapat pada pengembangan map rekam medis .
sesuai dengan penjelasannya bahwa dalam pembuatan harus memperhatikan item kepala (Headin.
(Introductio.
, (Instructio.
, isi (Bod.
Aspek Fisik Pada bagian aspek fisik, ditemukan bahan map rekam medis Puskesmas Medan Johor memiliki kualitas yang tidak tahan lama yaitu kertas karton.
Hal ini tidak sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh dalam bukunya yang berjudul Rekam medis, disebutkan pada aspek fisik yang meliputi bahan, bentuk dan warna.
Pada bagian bahan hendaknya menggunakan kertas dengan kualitas yang baik dan tahan lama .
Hal ini didukung dengan penelitian sebelumnya yang menunjukkan bahwa faktor yang mempengaruhi kerusakan arsip dapat dibedakan menjadi dua, yaitu faktor instrinsik merupakan penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu sendiri, misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta dan penjepit .
Pada bagian bentuk map rekam medis Medan Johor berbentuk portrait.
Hal ini tidak sesuai dengan kondisi rak penyimpanan di Puskesmas Medan Johor yang berbentuk lemari laci dan posisi map diletakkan secara Landscape bukan portrait.
Hasil penelitian sebelumnya menyebutkan map dengan bentuk Landscape sangat dianjurkan karena dapat lebih kuat menopang beban berkas rekam medis yang semakin banyak .
Aspek Isi Aspek puskesmas Medan Johor, belum memuat tulisan RAHASIA atau CONFIDENTIAL, kolom alergi dan tahun kunjungan terakhir.
Hal ini tidak sesuai dengan teori yang dikemukakan Indradi, bahwa folder rekam medis minimal memuat informasi sebagai berikut .
Identitas Tulisan AuCONFIDENTIALAy AuRAHASIAAy atau keduanya.
Nama pasien.
Nomor rekam medis pasien.
Tahun kunjungan terakhir.
Hal ini didukung dengan penelitian sebelumnya yang menunjukkan bahwa item-item yang tercantum pada map rekam medis (Folde.
item tulisan AuRahasiaAy atau Esraida Simanjuntak, dkk.
AuConfidentialAy bertujuan untuk melindungi bahwa dokumen rekam medis sangat rahasia dan harus disimpan baik-baik, dokumen rekam medis (Folde.
itu milik RS, sedangkan untuk isi dari dokumen rekam medis milik pasien, item nama pasien menunjukkan kepimilikan isi dari dokumen rekam medis (Folde.
tersebut, item nomor rekam medis menunjukkan nomor saat pasien mendaftar dan digunakan untuk selamanya, tahun kunjungan terakhir membantu pada saat retensi dokumen rekam medis (Folde.
Item-item tersebut adalah item pokok yang harus ada dan sudah sesuai dengan materi .
Hasil Redesain Map Rekam Medis Puskesmas Medan Johor Hasil penelitian menunjukkan bahwa kelebihan redesain map rekam medis RSKJ Sooprapto Provinsi Bengkulu adalah .
Bahan pada redesain map rekam medis adalah kertas duplex karena gramasi kertasnya tebal dengan tekstur kertas yang halus sehingga hasil yang diperoleh lebih bagus dan lebih kuat dibandingkan dengan plastik snalhecter Bentuk pada redesain map rekam medis adalah persegi panjang landscape dengan posisi punggung map rekam medis menopang isi rekam medis, sehingga isi rekam medis tidak mudah robek dan bisa lebih awet dikarenakan punggung map yang berada dibagian bawah menahan beban isi rekam medis.
Penambahan identitas sarana Pelayanan kesehatan pada redesain map rekam medis yang ditunjukan dengan logo yang merupakan ciri khas dari instansi pelayanan kesehatan yang bertujuan untuk menginformasikan bahwa rekam medis tersebut milik RSKJ Soeprapto Bengkulu Penambahan kode warna pada redesain map rekam medis dilakukan untuk penyimpanan/misfile dan mempercepat pencarian map rekam medis.
garis-garis warna dengan posisi yang berbeda pada pinggiran map, menciptkan bermacammacam posisi warna yang berbeda-beda untuk setiap seleksi penyimpanan rekam medis, jika da perbedaan dalam kombinasi warna dalam satu seksi penyimpanan rekam medis menunjukan adanya kesalahan dalam penyimpanan map rekam medis Penambahan kode khusus pada redesain map rekam medis merupakan hal yang perlu diperhatikan pada map rekam medis agar sesuai dengan ketentuan elemen penilaian akreditasi rumah sakit terkait assesmen pasien.
Elemen penilaian 1.
yang menyebutkan bahwa setiap pasien yang mendapatkan pelayanan kesehatan di rumah sakit dilakukan assemen awal bagi setiap indivindu.
Salah satu hal yang dapat menunjang elemen penilaian tersebut adalah penggunaan map rekam medis di rumah sakit.
Map rekam medis yang digunakan perlu diperhatikan salah satunya adalah kode khusus yang mengetahui kondisi pasien.
Penambahan tulisan Vol.
Ke A dari A pada redesain map rekam medis sangat penomoran yang digunakan RSKJ Soeprapto Bengkulu numbering sistem.
Penggunaan unit numbering sistem dapat mengakibatkan rekam medis menjadi sangat tebal, hal ini dikarenakan seluruh riwayat penyakit pasien terekam dalam satu map dengan satu nomor rekam medis.
pasien yang dirawat inap cukup lama.
Sehingga rekam medis yang terlalu tebal sebaiknya dipecah menjadi dua atau beberapa map dan masingmasing map diberi identitas pasien yang sama dengan tambahan keterangan tulisan vol.
ke A dari A.
Berdasarkan hasil analisis yang diperoleh dari lembar Checklist Observasi dan wawancara kepada petugas rekam medis redesain map rekam medis yang dilakukan di Puskesmas Medan Johor berdasarkan aspek yang sudah dibuat sesuai dengan teori dan dianalisis berdasarkan penggunan di Puskesmas Adapun kelebihan redesain map rekam medis Puskesmas Medan Johor Bahan pada redesain map rekam medis adalah kertas ivory dengan gramasi yang digunakan yaitu 300 g dengan ketebalan dan kekuatan yang lebih baik di banding dengan kertas lainnya.
Esraida Simanjuntak, dkk.
Bentuk pada redesain map rekam medis adalah persegi panjang Landscape dengan posisi punggung map rekam medis menopang isi rekam medis, sehingga isi rekam medis tidak mudah robek dan bias lebih awet dikarenakan punggung map yang berada dibawah menjadi penopang beban isi rekam Penambahan alamat puskesmas yang Penambahan kolom alergi, tulisan RAHASIA, dan tahun kunjungan terakhir dimana masing-masing item ini sangat Tulisan RAHASIA yang Capital mengingatkan bahwa rekam medis tersebut bersifat rahasia dan tidak boleh dibawa oleh pasien/keluarga pasien serta dijaga kerahasiaan isi rekam medis Tahun kunjungan terakhir pasien, item ini berfungsi untuk mengetahui tahun pertama pasien melakukan kegiatan retensi.
Aplikasi yang digunakan dalam redesain map rekam medis menggunakan aplikasi Microsoft Word 2010.
Kesimpulan Redesain map rekam medis dari segi aspek anatomi, aspek fisik dan aspekisi.
Adapun desain yang terpilih terbuat dari kertas ivory dengan ketebalan 300 g, bentuk (Layou.
Landscape yang disesuaikan dengan kondisi rak penyimpanan di Puskesmas Medan Johor, penambahan item alamat Puskesmas Medan Johor,kolom alergi, tulisan RAHASIA danTahun kunjungan terakhir pasien.
Untuk ukuran tetap yaitu 35 cm x 25 cm, warna yang digunakan adalah map dengan warna biru muda, menggunakan Fastener Clip dan pembatas bagian (Divider Ta.
antara formulir ayah, ibu dan anak.
Dan disarankan kepada pihak Puskesmas Medan Johor dan penelitian yang akan datang untuk dapat mempertimbangkan redesain map rekam medis sesuai dengan ketiga aspek yaitu fisik, anatomi dan isi.
Daftar Pustaka