Sistem Informasi Penyewaan Alat Konstruksi dengan Fitur Chat Box di PT Tokyu Construction Indonesia Kanda Winarto* Efi Anisa Sekolah Tinggi Teknologi Duta Bangsa Jl.
Kalibaru Timu Kel.
Kalibaru Medan Satria Kota Bekasi Email : kandawinarto04@gmail.
com, efi.
anisa@sttdb.
Abstrak - Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan mengembangkan sistem informasi penyewaan alat konstruksi berbasis website yang dilengkapi dengan fitur chat box untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas pelayanan di PT Tokyu Construction Indonesia.
Metode pengembangan sistem menggunakan model waterfall, mencakup tahap analisis kebutuhan, perancangan, implementasi, pengujian, dan Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara, dan studi pustaka untuk memahami proses penyewaan yang ada.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang dikembangkan mampu menyediakan informasi ketersediaan alat secara real-time, memfasilitasi penyewaan secara online, serta mengurangi kesalahan manual dalam proses administrasi.
Fitur chat box memungkinkan komunikasi langsung antara pengguna dan administrator, meningkatkan responsivitas dan kepuasan pengguna.
Kesimpulan dari penelitian ini adalah bahwa penerapan sistem berbasis website dapat meningkatkan efisiensi operasional dan akurasi data, serta mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik.
Implikasi dari penelitian ini adalah potensi untuk memperluas sistem ke sektor penyewaan lainnya, serta memberikan dasar bagi penelitian lanjutan dalam pengembangan fitur interaktif pada sistem informasi.
Kata kunci: Sistem Informasi.
Penyewaan Alat Konstruksi.
Chat Box.
Website.
Waterfall.
PENDAHULUAN
Kemajuan teknologi telah memberikan dampak signifikan dalam berbagai bidang, termasuk industri PT Tokyu Construction Indonesia, yang bergerak di sektor konstruksi, menghadapi tantangan dalam manajemen penyewaan alat berat yang masih dilakukan secara manual.
Proses manual ini menyebabkan keterlambatan, kesalahan administrasi, dan kesulitan dalam memonitor ketersediaan serta lokasi alat.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan sistem informasi berbasis website yang mampu mengoptimalkan manajemen penyewaan alat konstruksi.
Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan mengimplementasikan sistem informasi penyewaan alat konstruksi berbasis website yang dilengkapi dengan fitur chat Sistem ini diharapkan dapat mempercepat proses penyewaan, mengurangi kesalahan administrasi, dan meningkatkan komunikasi antara pengguna dan perusahaan.
Pendekatan pemecahan masalah dilakukan melalui pengembangan sistem berbasis web dengan memanfaatkan metode waterfall dan teknologi modern seperti PHP.
MySQL, dan platform live chat Tawk.
II.
LANDASAN TEORI
Sistem Informasi Menurut Susanto .
, sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik fisik maupun non-fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja secara harmonis untuk mengolah data menjadi informasi yang Dalam konteks ini, sistem informasi berbasis web digunakan untuk mengelola proses penyewaan alat konstruksi secara efisien.
Penyewaan Penyewaan adalah suatu perjanjian antara satu pihak yang memberikan hak kepada pihak lain untuk menggunakan suatu barang dalam jangka waktu tertentu dengan pembayaran yang disepakati (Rezandy, 2.
Sistem yang dirancang dalam penelitian ini mendukung proses penyewaan alat konstruksi secara online.
Chatbox Chat box adalah fitur pada suatu platform atau situs web yang memungkinkan pengguna untuk berkomunikasi secara langsung melalui pesan teks (Pamela, 2.
Fitur ini berfungsi untuk meningkatkan interaksi antara pengguna dan admin dalam sistem informasi.
Metode Waterfall Metode waterfall adalah model pengembangan perangkat lunak yang terdiri dari tahapan berurutan, yaitu analisis kebutuhan, desain, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan (Hardiansyah et al.
, 2.
Model ini digunakan untuk memastikan setiap tahapan sistem dikembangkan secara sistematis.
Hosting dan Basis Data Hosting menyediakan ruang di server untuk menyimpan data dan memungkinkan akses ke sistem melalui internet (Qwords, 2.
Sementara itu, basis data berfungsi untuk mengorganisir dan menyimpan data secara terstruktur, memudahkan pengelolaan informasi dalam sistem Pengujian Black Box Menurut Rafi et al.
, black box testing dilakukan dengan mengabaikan detail implementasi internal sistem dan lebih berfokus pada pengujian berbagai skenario penggunaan ketidaksesuaian dalam fungsionalitas aplikasi.
Pendekatan ini sangat berguna dalam mengevaluasi aspek seperti validasi input, interaksi sistem, dan performa antarmuka.
METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi penelitian ini menggunakan pendekatan pengembangan sistem dengan metode waterfall.
Tahapantahapan dalam metodologi ini meliputi:
Metode Pengembangan Sistem Sistem dirancang menggunakan metode waterfall yang terdiri dari tahapan berurutan: analisis kebutuhan, desain, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan.
Pendekatan ini memastikan setiap tahapan dikembangkan secara sistematis dan terstruktur.
Flowchart sistem yang berjalan dianalisis untuk mengidentifikasi titik lemah yang perlu diperbaiki.
Flowchart Sistem yang sedang berjalan Pengguna Admin Manager Mulai Cek Persediaan Alat yang diminta Form Permintaan Tidak Alat Tersedia? Gambar 3.
1 Tahapan Metode Waterfall Melakukan Pengiriman Menerima Alat Perancangan Antarmuka Wireframe antarmuka pengguna dirancang untuk memberikan gambaran tata letak dan elemen-elemen utama dalam sistem.
Desain antarmuka memperhatikan aspek kemudahan penggunaan .
dan pengalaman pengguna .
ser experienc.
Laporan Pengiriman Alat Data Alat yang Membuat tagihan Sewa Tagihan Sewa Tidak Menerima Tagihan Sewa Mengirim Tagihan Sewa Membayar Tagihan Menerima Pembayaran Mengembalikan Alat Mengecek dan Menerima Alat Membuat Laporan Sewa Bulanan Menyetujui? Laporan Sewa Selesai Gambar 3.
4 Flowchart Sistem yang Berjalan Sistem yang di Usulkan Sistem yang diusulkan dirancang untuk mengatasi kelemahan pada sistem yang berjalan.
Sistem ini menyediakan informasi real-time tentang ketersediaan alat, memfasilitasi penyewaan online, dan mengintegrasikan fitur chat box untuk komunikasi langsung antara pengguna dan Gambar 3.
2 Wireframe Halaman Awal/Home Flowchart Sistem Yang di Usulkan Admin Pengguna Mulai Manager Masukan Data Barang Tidak Mempunyai Akun? Registrasi / Daftar Login Data Barang Halaman Utama Pilih Barang Yang Akan disewa Cek Ketersediaan Menampilkan Data Barang Tidak Jika Tersedia Melakukan Penyewaan Melakukan Pembayaran Mengecek Pembayaran Tidak Jika Pembayaran Masuk Menerima Barang Melakukan Pengirima Mengembalika n Barang Mengkonfirmasi Pengembalian Gambar 3.
3 Wireframe Halaman Daftar Alat Sistem yang Berjalan Analisis sistem manual yang sedang berjalan di PT Tokyu Construction Indonesia menunjukkan beberapa kelemahan, seperti keterlambatan proses penyewaan, kesulitan monitoring alat, dan kesalahan dalam perhitungan biaya Laporan Sewa Laporan Sewa Selesai Gambar 3.
5 Flowchart Sistem yang Diusulkan .
Diagram Konteks : menggambarkan hubungan antara sistem informasi penyewaan alat konstruksi dengan entitas luar, seperti pengguna dan admin.
Dalam diagram ini, alur data antara entitas eksternal dan sistem utama dijelaskan secara menyeluruh, memberikan gambaran global tentang bagaimana sistem berfungsi.
Admin dapat mengelola data alat, kategori, dan laporan transaksi, sedangkan pengguna dapat melakukan penyewaan alat serta mengunggah bukti pembayaran.
Selain itu, fitur chat box memungkinkan komunikasi langsung antara pengguna dan Gambar 3.
6 Diagram Konteks .
Data Flow Diagram (DFD) : memvisualisasikan aliran data di dalam sistem informasi penyewaan alat Diagram ini menunjukkan proses utama dalam sistem, seperti login, manajemen alat, penyewaan, pembayaran, dan laporan.
Data dari pengguna dan admin diproses dalam sistem untuk memastikan integritas informasi, termasuk ketersediaan alat dan status DFD juga menunjukkan bagaimana data disimpan dalam tabel seperti tb_user, tb_alat, dan tb_booking untuk mendukung pengelolaan yang Gambar 3.
8 Entity Relationship Diagram (ERD) IV.
PEMBAHASAN & HASIL
Database Konsep database yang digunakan dalam visualisasi ini bertujuan untuk menggambarkan struktur data dalam bentuk logika yang terorganisir.
Setiap tabel yang terlibat memiliki peran yang saling terkait, memungkinkan integrasi yang efisien antara berbagai entitas dalam sistem, seperti pemesanan, pengguna, alat, dan kategori.
Relasi antar tabel dirancang secara hati-hati agar mampu memastikan konsistensi data dan memfasilitasi pengambilan informasi yang akurat.
Berikut adalah detail gambarnya :
Gambar 3.
7 Data Flow Diagram (DFD) .
Entity Relationship Diagram (ERD) : adalah representasi visual dari hubungan antar entitas dalam sebuah sistem informasi.
Diagram ini membantu dalam menggambarkan struktur database yang terdiri dari entitas .
isalnya tabe.
dan hubungan .
di antara ERD membantu dalam perancangan database dengan memudahkan pemahaman tentang bagaimana data akan dikelola dan diakses.
Gambar 4.
1 Visualisasi Relasi Database B.
Views Views merupakan halaman antarmuka yang dilihat pengguna pada website.
Semua data yang dikelola akan disajikan melalui halaman views, sehingga pengguna dapat berinteraksi langsung dengan sistem.
Dalam penelitian ini, yang berfokus pada sistem penyewaan alat konstruksi, views digunakan untuk menampilkan informasi terkait alat yang tersedia, pemesanan, dan detail transaksi.
Desain antarmuka ini dibuat untuk memudahkan pengguna dalam mengakses informasi secara jelas dan efisien, sehingga memperlancar proses penyewaan alat konstruksi secara keseluruhan.
Berikut adalah views pada sistem penyewaan alat konstruksi :
Gambar 4.
4 Tampilan Login User Gambar 4.
5 Tampilan Login Admin Gambar 4.
6 Tampilan Halaman Dashboard Admin Gambar 4.
2 Tampilan Halaman Home Gambar 4.
3 Tampilan Sign User Pada halaman dashboard admin ini menampilkan statistik penting dalam bentuk kotak-kotak berwarna yang memberikan informasi ringkas kepada administrator mengenai status operasional.
Beberapa informasi yang ditampilkan antara lain jumlah pesanan yang menunggu pembayaran, menunggu konfirmasi, dan belum dikembalikan, serta statistik tentang jumlah kategori alat, total alat yang tersedia, total sewa, dan jumlah pengguna yang terdaftar.
Di sisi kiri, terdapat menu navigasi yang memudahkan admin untuk mengakses berbagai fitur, seperti mengelola sewa, alat, pengguna, menghubungi pelanggan, mengelola halaman, kontak info, dan laporan.
Dashboard ini membantu admin memantau dan mengelola operasional penyewaan alat dengan lebih Rancangan Fitur Chat box Dalam menambahkan fitur chat box ke dalam sistem penyewaan alat konstruksi ini, penulis menggunakan layanan pihak ketiga yaitu tawk.
to yang merupakan platform live chat yang bisa diintegrasikan dengan kode html dan PHP seperti yang penulis buat dalam penyusunan sistem ini.
Menurut Prabowo dan Setiawan .
, tawk.
to dikenal karena kemudahan penggunaannya dan integrasi yang lancar dengan berbagai platform.
Fitur-fitur seperti auto-reply dan laporan interaksi membantu bisnis dalam meningkatkan efisiensi dan kualitas layanan pelanggan.
Platform ini menawarkan opsi gratis dengan fitur dasar dan paket berbayar untuk fitur tambahan, menjadikannya solusi yang fleksibel untuk berbagai ukuran bisnis.
Berikut adalah tampilan antarmuka user dari fitur live chat yang penulis tambahkan :
TABEL II
Uji Coba Penyewaan Deskripsi Uji Hasil yang diharapkan Menyewa Alat yang tersedia Menyewa Alat yang tidak tersedia Tampil ke halaman sewa alat Tampil Notifikasi Bahwa Alat tidak tersedia Bukti Pembayaran Terupload dan Muncul Notifikasi Bahwa Upload Berhasil Mengupload Bukti Pembayaran Hasil Pengujian Sesuai Sesuai Sesuai .
Pengujian Menambahkan dan hapus Alat.
Uji Coba dilakukan ketika admin mengisi semua form penambahan alat secara lengkap dan akan muncul notifikasi bahwa alat berhasil ditambahkan dan uji coba selanjutnya pada bagian ini adalah ketika admin mengosongkan salah satu atau lebih form untuk menambahkan alat maka akan muncul peringatan bahwa admin harus melengkapi form yang masih kosong serta yang terakhir adalah percobaan untuk menghapus alat yang sudah ada maka sistem akan menampilkan konfirmasi terkait penghapusan alat.
Gambar 4.
7 Tampilan Live Chat (Use.
TABEL i Uji Coba Tambah & Hapus Alat Gambar 4.
9 Tampilan Live Chat (Admi.
Hasil Pengujian Dalam Sistem Informasi Penyewaan Alat Konstruksi, metode yang digunakan adalah black box testing.
Black box testing fokus pada pengujian fungsionalitas sistem, untuk memastikan sistem berfungsi sesuai dengan spesifikasi yang diharapkan oleh pengguna.
Berikut ini rangkaian uji coba yang dilakukan penulis dalam pembuatan sistem.
Pengujian Login.
Pada uji coba login ini dilakukan pengujian dengan kondisi pengguna melakukan login dengan username dan password yang sesuai akan diarahkan ke halaman dashboard sedangkan pengguna yang login menggunakan username dan password yang salah akan menerima notifikasi.
TABEL I
Uji Coba Login Deskripsi Uji Hasil yang Hasil Pengujian Cek Login dengan data yang valid Tampil Ke halaman Cek Login dengan data yang tidak valid Tampil Notifikasi Username/Password Salah Deskripsi Uji Hasil yang Hasil Pengujian Isi semua form menambahkan alat Tampil Notifikasi Alat berhasil Sesuai Kosongkan salah satu isian dalam Tampil Notifikasi Bahwa admin harus melengkapi bagian yang belum terisi Sesuai Menghapus alat yang sudah ada Tampil Notifikasi Sesuai .
Pengujian Laporan.
Pada Uji coba ini akan admin akan memilih periode tertentu untuk melihat laporan selam periode tersebut.
Jika ada aktivitas sewa menyewa selama periode tersebut maka laporan akan ditampilkan dan jika tidak ada aktivitas sewa menyewa maka akan ditampilkan.
TABEL IV
Uji Coba Laporan Deskripsi Uji Hasil yang Hasil Pengujian Sesuai Memilih periode yang didalam-Nya terdapat aktivitas sewa-menyewa Muncul Laporan Sewa Menyewa Sesuai Sesuai Memilih periode yang didalam-Nya tidak terdapat aktivitas sewa-menyewa Muncul Laporan Kosong Sesuai .
Pengujian Penyewaan.
Pada uji coba penyewaan ini, dilakukan beberapa pengujian.
Pertama, ketika pengguna menyewa alat yang tersedia, pengguna akan diarahkan ke halaman detail penyewaan alat.
Selanjutnya, pengujian dilakukan dengan skenario ketika pengguna memilih alat yang tidak tersedia, sistem akan menampilkan notifikasi.
Terakhir, percobaan dilakukan saat pengguna mengunggah bukti pembayaran, dan sistem akan memberikan notifikasi bahwa bukti pembayaran berhasil diunggah.
Secara keseluruhan, pengujian black box menunjukkan bahwa situs web memiliki fungsionalitas dasar yang stabil dan memenuhi harapan pengguna.
Tidak ada kesalahan besar yang ditemukan dalam fungsionalitas utama seperti login, menambahkan dan menghapus alat, penyewaan serta dalam melihat laporan sewa menyewa.
Namun, perlu dilakukan pengujian lebih lanjut di area seperti keamanan, kinerja, dan pengalaman pengguna untuk memastikan bahwa situs ini tidak hanya berfungsi dengan baik tetapi juga aman dan userfriendly.
Ini adalah hasil pengujian awal.
Pengujian lebih lanjut dapat membantu mengidentifikasi masalah lain yang mungkin muncul dalam kondisi penggunaan yang lebih luas atau PENUTUP Kesimpulan Sistem informasi penyewaan alat konstruksi berbasis website yang dirancang telah berhasil memenuhi kebutuhan dasar operasional PT.
Tokyu Construction Indonesia.
Sistem ini mampu memberikan informasi ketersediaan alat, memfasilitasi transaksi penyewaan, dan mencetak laporan secara efisien.
Implementasi fitur chat box juga memberikan nilai tambah dalam meningkatkan komunikasi antara pengguna dan perusahaan.
Stabilitas dan Kinerja Sistem: Berdasarkan pengujian black box yang telah dilakukan, sistem memiliki fungsionalitas dasar yang stabil.
Tidak ditemukan kesalahan besar dalam proses login, penambahan dan penghapusan alat, serta dalam melihat laporan sewa-menyewa.
Sistem ini telah sesuai dengan harapan pengguna dalam skenario pengujian yang dilakukan.
Saran Sebagai penulis, saya menyadari bahwa sistem informasi penyewaan alat konstruksi yang telah dikembangkan ini masih memiliki ruang untuk perbaikan dan pengembangan lebih lanjut.
Oleh karena itu, saya memberikan beberapa saran berikut dengan harapan sistem ini bisa menjadi lebih baik dan lebih efektif .
Integrasi dengan Teknologi Terbaru: Saya berharap ke depannya sistem ini dapat diintegrasikan dengan teknologi terbaru seperti Internet of Things (IoT) untuk memantau kondisi dan lokasi alat secara real-time.
Dengan adanya IoT, perusahaan dapat memperoleh data yang lebih akurat dan terkini mengenai status peralatan, yang dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi downtime.
Pengembangan Fitur Otomatisasi : Fitur otomatisasi dalam pengelolaan penyewaan, seperti pengingat otomatis untuk perpanjangan sewa atau jadwal perawatan alat, diharapkan bisa ditambahkan ke dalam sistem.
Otomatisasi ini dapat membantu mengurangi beban kerja manual dan memastikan bahwa semua proses berjalan lebih lancar tanpa kesalahan manusia.
Peningkatan Antarmuka Pengguna: Saya juga berharap bahwa antarmuka pengguna (UI) sistem ini dapat terus dikembangkan agar lebih intuitif dan mudah digunakan.
Desain yang lebih responsif dan modern akan membantu pengguna untuk lebih cepat beradaptasi dan nyaman dalam menggunakan sistem, serta mengurangi waktu pelatihan bagi pengguna baru.
Pengembangan Modul Laporan yang Lebih Canggih: Saya menyarankan agar modul pelaporan diperluas dengan kemampuan analitik yang lebih canggih.
Fitur seperti dashboard interaktif atau laporan kustomisasi yang lebih mendalam akan sangat membantu manajemen dalam mengambil keputusan strategis berdasarkan data yang dihasilkan oleh sistem.
UCAPAN TERIMA KASIH
Dalam penyusunan jurnal ini, penulis masih banyak menemukan beberapa kesalahan, namun berkat bimbingan dan bantuan dari banyak pihak, yang pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1 Bapak Dedi Wirasasmita.
Kom.
Selaku Ketua Sekolah Tinggi Teknologi Duta Bangsa yang memberikan kesempatan kepada penulis untuk berkuliah di Sekolah Tinggi Teknologi Duta Bangsa.
2 Bapak Ir.
Muchamad Mulia.
Selaku Puket 1 Akademik yang selalu memberikan motivasi kepada 3 Ibu Yulia Widhiyanti.
Selaku Puket II Bidang Keuangan yang selalu memberikan motivasi kepada 4 Bapak Dr.
Sigit Panca Priyana.
S,T.
Selaku Puket i Bidang kemahasiswaan yang selalu memberikan motivasi kepada penulis.
5 Bapak ST.
Eko Saputro M,M.
M,Kom.
Selaku ketua Program Studi Teknik Informatika Sekolah Tinggi Teknologi Duta Bangsa.
6 Ibu Efi Anisa.
S,T.
, yang senantiasa memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis selama penyusunan.
7 Seluruh Staf Civitas Akademik Sekolah Tinggi Teknologi Duta Bangsa.
8 Kedua Orang Tua yang tak henti-hentinya memberikan doa restunya, serta kepada teman-teman mahasiswa Sekolah Tinggi Teknologi Duta Bangsa.
REFERENSI